Rótulos do Office 365: Mais facilidade para gerir conteúdos
Os rótulos do Office 365 facilitam a classificação de dados para fins de conformidade por meio de métodos manuais e automáticos.
As diretivas de rótulo do Office 365 , incluídas nas assinaturas do E3, fornecem um local central para configurar e publicar rótulos no Exchange Online, no SharePoint Online e nos serviços que dependem deles, como os Grupos do Office 365 .
Por exemplo, os administradores podem adicionar um rótulo chamado Dados financeiros ao Centro de conformidade e segurança e designá-lo para manter os dados com esse rótulo por seis anos. Uma diretiva de rótulo do Office 365 envia esse rótulo para outros serviços da Microsoft na plataforma.
Os usuários marcam itens em sua caixa de entrada ou documentos com marcadores.
Por que o usar os Rótulos do Office 365?
Os rótulos do Office 365 têm políticas que retêm ou excluem dados com base nas necessidades da organização. Os dados pessoais podem ser marcados para exclusão após um determinado período de tempo após uma revisão, por exemplo, ou outras informações podem ser marcadas como um registro organizacional, para que ninguém possa alterá-las ou eliminá-las.
A funcionalidade Advanced Data Governance em uma assinatura E5 permite a aplicação automática de rótulos de dados com base em palavras-chave ou informações confidenciais .
As políticas podem marcar todos os dados com números da Previdência Social como dados pessoais ou marcar todos os dados com números de cartão de crédito como dados financeiros.
As políticas de rótulo exigem alguma premeditação para cobrir diferentes tipos de informação. Muitas organizações podem exigir vários rótulos para cobrir os tipos de dados a serem retidos ou excluídos.
Os rótulos do Office 365 demoram aproximadamente 24 horas antes de aparecerem. A rotulagem automática começa após cerca de sete dias.
Políticas de retenção do usuário ou de toda a organização que contêm dados têm precedência sobre os rótulos do Office 365. Uma política que contém dados por 10 anos em toda a organização anulará uma que remova certos dados após cinco anos.
Suplementos para Outlook com administração centralizada
O Outlook é sem dúvida um dos principais clientes de e-mail da atualidade. É difícil imaginar nossa produtividade sem o uso da ferramenta. Mas existem recursos que precisamos usar que as vezes não estão no software. Para isso usamos suplementos para Outlook que complementam ainda mais essa ferramenta essencial.
Os suplementos do Outlook permitem que os clientes acessem seus aplicativos favoritos diretamente no e-mail para fazer mais, mais rapidamente.
É muito comum que alguns usuários queiram instalar os seus favoritos e isso pode ser um problema para TI que precisa controlar de maneira eficiente qualquer alteração em softwares.
Se consideramos que o Oultook é um software fundamental e ao mesmo tempo uma “potencial porta de entrada para riscos” ter a capacidade de controlar o quais suplementos para Outlook são instalados é um recurso muito bem vindo.
Administrando suplementos para Outlook de maneira centralizada
Os administradores podem implantar suplementos do Outlook para usuários individuais, grupos ou uma organização com facilidade, diretamente do centro de administração do Office 365 ou usando scripts do PowerShell.
Naturalmente a maneira mais fácil de fazer isso é através do acesso ao Centro de Administração do Office 365.
Os suplementos do Microsoft AppSource, bem como os suplementos personalizados criados internamente para uso em sua organização, podem ser implantados usando o Centralized Deployment.
Para implantar um suplemento, vá para Configurações > Serviços e suplementos no Centro de administração do Office 365.
Clicar em “Carregar suplemento” o levará para a página implantação centralizada e você poderá optar por implantar um suplemento da Office Store / AppSource ou de um arquivo de manifesto.
Você escolhe a visibilidade certa para os suplementos para Outlook , ativando por padrão para todos ou oferecendo opções aos usuários finais para ativá-lo ou desativá-la.
A Microsoft disponibilizada de maneira bem didática um guia super valioso detalhando o processo de instalação centralizada você pode conferir no link abaixo:
https://docs.microsoft.com/pt-br/office/dev/add-ins/publish/centralized-deployment
Licenciamento do Office 365 para empresas com transparência
O licenciamento do Office 365 para empresas pode ser confuso e repleto de “pegadinhas” se você não conhece os principais modelos de licenciamento.
Muitas empresas preferem adquirir diretamente o licenciamento sem “nenhum intermediário” o que é perfeitamente compreensível mas nem sempre a melhor escolha.
Vamos neste breve artigo considerar as principais opções de licenciamento do Office 365 para empresas de todos os tamanhos.
Licenciamento do Office 365 via website da Microsoft
Neste modelo de licenciamento você adquire o licenciamento diretamente através do site da Microsoft e fecha um contrato online.
Existem produtos que possuem descontos para compromisso anual e outros produtos com pagamento mensal.
O licenciamento anual pode implicar em uma obrigatoriedade de manutenção contratual durante um ano e o cancelamento em algumas vezes requer o pagamento pró-rata do meses faltantes.
Nesta modalidade de licenciamento dependendo do valor mensal ou anual a ser pago a única opção para pagamento é o Cartão de Crédito
Licenciamento via contratos por volume
Contratos de licenciamento por volume como o Open License podem ser também uma opção para o licenciamento do Office 365 para empresas.
Embora o nome se contrato por volume se engana que acha que é necessário ter um volume grande de licenças para adquirir as soluções nesta modalidade.
Com apenas 1 licença você pode abrir um contrato novo e pagar apenas anualmente para ter o Office 365 na sua empresa.
Nesta modalidade os preços anuais são melhores do que no modelo via site da Microsoft ou compra direta.
A única desvantagem é que você precisa planejar muito bem o provisionamento de licenças já que os pedidos para adição podem levar até 48h.
Licenciamento CSP para o Office 365
O licenciamento CSP é em nossa opinião a melhor opção para licenciamento do Office 365.
Já abordamos aqui que este modelo é o mais seguro em aspectos tributários.
Aqui você poderá pagar mensalmente, cancelar quando quiser sem multas, ter acesso aos mesmos serviços e ainda receber mensalmente uma nota fiscal com todos os impostos.
Você paga apenas pelo que usa e pode adicionar e remover licenças quando precisar. Total transparência para usar os serviços online da Microsoft.
Para mais informações entre hoje mesmo em contato conosco.
Arquivamento do Exchange Online ilimitado? Necessário?
Acredite em algum momento o arquivamento do Exchange Online pode ser uma necessidade para sua organização.
Seja para todos os usuários ou apenas alguns poucos o limite de 50GB pode ser atingido facilmente.
Quando a Microsoft anunciou pela primeira vez o Exchange Online o limite de armazenamento era de 25GB para cada caixa de e-mail da organização.
Mesmo com o incremento de 25GB ainda existem cenários aonde o espaço é completamente ocupado pelas mensagens em pouco tempo.
Aonde está o Arquivamento do Exchange Online?
Este serviço pode ser contratado de maneira individual ou já faz parte do Plano 2 do Exchange Online.
Uma vantagem de ter o plano do Exchange Online Plano 2 é que automaticamente a caixa de e-mail dos usuários passa de 50GB par 100GB de capacidade.
Você pode fazer os seguintes upgrades de planos para ter o arquivamento do Exchange Online:
Exchange Online Plano 1 >>Para>> Exchange Online Plano 2
Office 365 Enteprise E1 >>Para >> Office 365 Enterprise E3
Se você possui Office 365 E1, Business Essentials, Business Premium talvez seja mais econômico contratar apenas o Plano 2 do Exchange Online.
A Microsoft disponibiliza uma documentação bastante relevante relacionada a este recurso e você pode conferir aqui.
Como evitar a necessidade do Arquivamento?
Se você quer evitar um upgrade para o Plano 2 do Exchange Online aqui vão algumas dicas preciosas:
1- Comece a apagar mensagens. Muitos usuários não apagam as mensagens de maneira definitiva e isso pode impactar grandemente no tamanho das caixas. Itens Excluídos precisam ser apagados para liberar espaço.
2 – Use politicas de retenção que excluem as mensagens a partir de um determinado tempo. Para mais detalhes veja este guia.
3 – Caixas de e-mail compartilhadas são uma boa maneira de evitar acumular e-mail sem necessidade. Elas possuem 10Gb de capacidade e podem ser acessadas por vários usuários.
4 – Use um serviço de arquivamento local como o MailStore Server para guardar mensagens de tempos em tempos e liberar espaço
Essas são apenas algumas dicas que podem ajudar e evitar ter de contratar o arquivamento do Exchange Online.
