Assinaturas de e-mail no Office 365
Um dos tópicos mais procurados quando se diz respeito a usar o Exchange Online são as assinaturas de e-mail no ambiente do Office 365.
Muitas empresas e profissionais são sempre preocupados em inserir as informações corretas e que reflitam a identidade do negócio.
No ambiente de nuvem no Office 365 ainda não existe um gerenciamento de assinaturas de e-mail central.
Crie assinaturas de e-mail simples
Uma dica importante para quem deseja usar assinaturas de e-mail não apenas no Exchange Online mas em outros serviços é a simplicidade.
Quanto mais informações e imagens você colocar mais chances do conteúdo não ser apresentado corretamente.
Muitas pessoas irão abrir seu e-mais em dispositivos e aplicativos diversos.
Estes podem não ler o formato corretamente e a informação principal não será vista.
Como adicionar assinaturas de e-mail no Office 365?
Se você usar o Outlook na Web existe um guia da Microsoft para isso.
Para quem faz uso do Outlook local a empresa também disponibiliza esse guia.
Ferramentas que podem ser úteis para criar assinaturas de e-mail e gerenciar
Se você quer criar assinatura de e-mail para sua organização existem algumas opções que podem ser consideradas.
A primeira ferramenta da HubSpot pode ser bem interessante para quem precisa criar facilmente:
https://www.hubspot.com/email-signature-generator
A Wise Stamp também deixa a sua disposição uma ferramenta online:
https://lnd.wisestamp.com/email-signatures
HTML Sig é uma opção bem legal também e que permite criar assinaturas gratuitamente: https://htmlsig.com/
Agora se seu desejo é gerenciar centralizadamente as assinaturas da organização, a história é outra.
A Microsoft não disponibiliza no Office 365 um jeito central para isso.
Você irá precisar consultar soluções de terceiros para este gerenciamento.
A solução mais usada talvez seja a da CodeTwo e você pode verificar a mesma neste link e pode ser avaliada por 15 dias.
Use disclamers ou isenções diretamente no Office 365
Uma ótima alternativa para criar informações que são inseridas em todos os e-mails enviados na organização é o uso de disclaimers ou isenções.
Este recurso pode ser configurado facilmente através do Centro de Administração do Exchange Online.
Basta criar uma regra que faça uso do escopo “Aplicar avisos de isenção de responsabilidade“.
Um guia pode ser consultado aqui e apresenta o passo a passo.
Microsoft To-Do: Gerenciamento básico de tarefas
Quem usa o Microsoft To-Do sabe que essa é uma ferramenta bem interessante para não dizer “legal” na gestão de tarefas simples.
Comece fazendo o que for necessário; então faça o que for possível e, de repente, você está fazendo o impossível. – Francisco de Assis
O Microsoft To-Do é um dos aplicativos mais recentes a serem incluídos no Office 365. É uma lista de tarefas simples que facilita o planejamento do seu dia. Seja para o trabalho, escola ou em casa, o To-Do ajudará você a aumentar sua produtividade e diminuir seus níveis de estresse.
O To-Do tem uma maneira única de organizar suas tarefas em listas, combinando
Essencialmente este aplicativo simples de usado te permite criar tarefas diretamente no smartphone, tablet ou mesmo no Outlook local para um acompanhamento mais eficiente.
Você também pode usar o Microsoft To-Do diretamente no Browser caso precise de simplicidade ou se sua organização usa uma estratégia de trabalho “minimalista”.
Para acesso diretamente no browser você só precisa seguir para este endereço e entrar com suas credenciais do Office 365:
https://to-do.office.com/
Microsoft To-Do integrado ao Exchange Online
Se sua organização faz uso de qualquer plano do Office 365 que tenha o Exchange Online o direito de uso do To-Do já está liberado.
Automaticamente todas a tarefas criadas no Outlook local ou mesmo no Outlook na Web são sincronizadas e você pode facilmente acompanhar tudo.
Outra grande vantagem do Microsoft To-Do reside no fato do serviço contar com toda segurança e conformidade obtidos com o licenciamento das soluções online da Microsoft.
Mesmo com o licenciamento do Exchange Online Kiosk as organizações já possuem o direito de uso desta ferramenta.
Você pode facilmente fazer a instalação local do App para iOS e Android.
Você pode ajudar a Microsoft a deixar esse App ainda melhor basta para isso sugerir aperfeiçoamentos nesta ferramenta fantástica. Para isso basta seguir para este link.
As caixas compartilhadas do Exchange Online
O uso de Caixas de E-mail compartilhadas no Exchange Online no Office 365 pode ser uma importante estratégia para organizações que possuem um considerável fluxo de e-mail.
O que são as caixas compartilhadas?
São caixas de e-mail que podem ser acessadas por qualquer usuário autorizado que tenha uma licença de alguns dos planos que contemple o Exchange Online ou a assinatura avulsa.
Essas caixas compartilhadas possuem um espaço de armazenamento de 50GB e não possuem qualquer custo adicional para quem deseja usar nos planos contemplados.
Motivos para usar esse recurso?
Cada organização pode definir uma aplicação especifica para o uso deste recurso no Office 365 mas iremos deixar aqui alguns exemplos:
Caixas de e-mail departamentais
Caixa de e-mail para departamentos de suporte
Armazenamento de e-mails de um destinatário especifico
Calendários e tarefas compartilhadas
Politica de “retenção” organizacional
Acesso a caixas compartilhadas pelos usuários
Primeiramente um administrador cria a caixa compartilhada através do centro de administração do Exchange Online e define quais usuários podem ter acesso.
Com os acessos e permissões de envio configuradas, sim, é possível enviar e-mails através desta caixa, os usuários autorizados podem acessar facilmente a caixa através do Outlook na Web.
Com os acessos e permissões de envio configuradas, sim, é possível enviar e-mails através desta caixa, os usuários autorizados podem acessar facilmente a caixa através do Outlook na Web.
Também é possível acessar através do Outlook. Conforme esse conteúdo oficial da Microsoft informa.
Caixa compartilhada como Backup
Um outro recurso bastante interessante e que merece destaque é a possibilidade de converter uma caixa padrão para uma caixa compartilhada.
Imagine que você tem um usuário que usa um plano do Exchange Online com 50GB e ele está se desligando da empresa.
Graças a possibilidade de conversão de caixas padrão em caixas compartilhadas você pode fazer o backup desta caixa diretamente na nuvem e arquivar a mesma indefinidamente sem qualquer custo.
O procedimento é super simples conforme apresentado aqui.
MAPI sobre HTTP: A tecnologia de conexão do Exchange Online
O MAPI sobre HTTP substituiu o RPC over HTTP que era a tecnologia de conexão para permitir acesso as contas de E-mail no Exchange Online.
Ele simplifica a arquitetura, removendo a dependência das tecnologias RPC, que não estão mais evoluindo tão rapidamente quanto os clientes exigem. Ele fornece o caminho para a extensibilidade dos recursos de conexão.
Se sua organização possui qualquer plano do Office 365 que faz uso do Exchange Online então essa tecnologia é vital para permitir o acesso as caixas de e-mail a partir de qualquer lugar graças o Outlook Anywhere.
Usar o MAPI sobre HTTP garante benefícios únicos que auxiliam na para quem usa:
- Permite inovação futura em autenticação usando um protocolo baseado em HTTP
- Oferece tempos de reconexão mais rápidos após uma interrupção nas comunicações porque somente conexões TCP, e não conexões RPC, precisam ser recriadas
- Oferece um contexto de sessão que não depende da conexão. O servidor mantém o contexto de sessão por um período configurável, mesmo se o usuário trocar de redes
MAPI sobre HTTP e o Exchange Online
Uma das vantagens de se usar o Exchange Online é a redução da complexidade para configurar caixas de e-mail que serão acessadas fora da organização.
Para quem usa essa tecnologia a melhore recomendação é usar a versão mais atualizada do Outlook para garantir sempre a melhor experiência para os usuários.
Oficialmente a tecnologia do MAPI sobre HTTP é suportada pelos clientes Outlook 2016 do Outlook, Outlook 2013 SP1 ou posterior, ou o Outlook 2010 SP2.
Infelizmente o MAPI sobre HTTP já não é suportado pelo Outlook 2007. É exatamente por isso que essa versão já não é recomendada para quem usa o Exchange Online.
Caso queira aprofundar seu conhecimento com relação sobre essa tecnologia você pode consultar essa documentação relacionada.
Os administradores podem usar o Centro de administração do Exchange (EAC) ou o Shell de gerenciamento do Exchange para habilitar ou desabilitar o acesso à caixa de correio de usuário de MAPI.
