Safe Documents para Office 365 ProPlus

Segurança é uma preocupação constante para quem usa soluções em nuvem e sobre isso a noticia é boa para quem usa o Office 365 ProPlus.

Anunciado recentemente pela Microsoft o recursos “Safe Documents” ou “Documentos Seguros” em livre tradução será mais uma vantagem para o licenciamento.

Será o primeiro de uma série de recursos de segurança que serão adicionados pela Microsoft a este plano do Office 365 para empresas.

Como o Safe Documents irá agir no Office 365

A tecnologia que irá estar integradas aos aplicativos do Office disponíveis na assinatura do Office 365 ProPlus usa recursos do ATP.

O Serviço da Proteção Avançada (ATP em Inglês) proporciona um serviço de filtragem de email baseado em nuvem que ajuda a proteger sua organização contra malware e vírus desconhecidos.

Quando um usuário deseja considerar um documento “confiável”, o Safe Documents verifica automaticamente o arquivo na nuvem de ameaças usando ATP antes de liberá-lo.

Essa verificação feita em aplicativos do Office instalados no computador do usuário.

Essa integração irá permitir visualizar os documentos antes de liberar o acesso ao mesmo e ainda emitir alertas para os administradores.

Logs também irão permitir registrar todas as ocorrências relacionadas a alertas de segurança relacionadas a documentos não seguros.

Se você ainda não conhece Office 365 ProPlus inicie hoje mesmo uma avalição de 30 dia clicando aqui.

Em termos de licenciamento teremos esse recurso em planos como Office 365 ProPlus e Office 365 Enterprise E5.

O recurso já começou a ser implantado em Novembro de 2019 e até o final do ano estará 100% disponibilizado.

Habilite o autenticação de multifator no Office 365

A autenticação multifator é um recurso de segurança essencial e que é amplamente usado hoje em dia.

Muitas aplicações e serviços online fazer uso deste recurso para permitir aumentar bastante o nível de acesso e segurança.

Como funciona a autenticação de dois fatores?

Com a autenticação multifator para o Office 365, os usuários precisam confirmar uma chamada telefônica, digitar um código de verificação enviado em uma mensagem de texto ou especificar uma senha de aplicativo em telefones inteligentes depois de inserir corretamente suas senhas.

A segurança da verificação em duas etapas baseia-se na sua abordagem em camadas. 

Mesmo que um hacker consiga a senha de acesso de um usuário ele não irã conseguir acessar o ambiente se uma cada de segurança adicional foi introduzida.

Cabe ao administrador do Office 365 implementar corretamente a autenticação multifator seguindo as instruções da própria Microsoft.

Como implantar no seu ambiente?

Mais uma vez nós deixamos nossa principal dica para quem quer usar esse poderosos recurso: planejamento.

Siga sempre as orientações e use tudo o que a Microsoft oferece.

Execute a implantação deste recurso de maneira gradativa para assegurar um correto uso e experiência.

A Microsoft disponibiliza esse guia que pode ser uma boa forma de iniciar.

FSLogix: Acelere o uso do Office no seu ambiente

Não faz muito tempo que a Microsoft adquiriu a FSLogix. Uma empresa desenvolvedora de uma solução fantástica.

O FSLogix é um conjunto de soluções que aprimora, habilita e simplifica ambientes de computação do Windows não persistentes.

As soluções FSLogix são apropriadas para ambientes virtuais em nuvens públicas e privadas.

As soluções FSLogix também podem ser usadas para criar sessões de computação mais portáteis ao usar dispositivos físicos.

Os contêineres FSLogix funcionam em ambientes virtualizados, incluindo aqueles fornecidos pela Microsoft, Citrix e VMWare.

FSLogix agora com licenciamento facilitado e acessível

Recentemente no Blog Oficial do Office a Microsoft fez um ótimo anúncio relativo a essa solução.

Esta tecnologia está agora incluída sem custo adicional se você estiver licenciado para qualquer uma das seguintes soluções da Microsoft:

• Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Student Use Benefits/F1/Business
• Windows 10 Enterprise E3/E5 e também A3/A5
• Windows 10 VDA per user
• Remote Desktop Services (RDS) Client Access License (CAL) e Subscriber Access License (SAL)

Qual o potencial do FSLogix para o meu ambiente?

Graças ao potencial fantástico destas tecnologias agora você vai poder por exemplo melhor o uso do Office em ambientes de desktops virtuais.

Usando essa tecnlogia é possível redirecionar apenas a parte do perfil que contém dados do Office usando o Contêiner do Office.

O Office Container permite que uma organização já use uma solução de perfil alternativa possa aprimorar o Office em um ambiente não persistente.

Essa funcionalidade é útil com o arquivo .OST do Outlook.

Como começar a usar esse beneficio?

Se você já possui qualquer um dos licenciamentos eleitos para obter a solução uma boa forma de começar é consultar essa documentação.

Com promessas de simplificação, segurança aprimorada e gestão eficiente é sem qualquer dúvida uma ótima opção para quem usa cenários de ambientes de trabalho virtual.

Mais um ponto super positivo para você migrar agora mesmo para o Microsoft 365.

Assinaturas de e-mail no Office 365

Um dos tópicos mais procurados quando se diz respeito a usar o Exchange Online são as assinaturas de e-mail no ambiente do Office 365.

Muitas empresas e profissionais são sempre preocupados em inserir as informações corretas e que reflitam a identidade do negócio.

No ambiente de nuvem no Office 365 ainda não existe um gerenciamento de assinaturas de e-mail central.

Crie assinaturas de e-mail simples

Uma dica importante para quem deseja usar assinaturas de e-mail não apenas no Exchange Online mas em outros serviços é a simplicidade.

Quanto mais informações e imagens você colocar mais chances do conteúdo não ser apresentado corretamente.

Muitas pessoas irão abrir seu e-mais em dispositivos e aplicativos diversos.

Estes podem não ler o formato corretamente e a informação principal não será vista.

Como adicionar assinaturas de e-mail no Office 365?

Se você usar o Outlook na Web existe um guia da Microsoft para isso.

Para quem faz uso do Outlook local a empresa também disponibiliza esse guia.

Ferramentas que podem ser úteis para criar assinaturas de e-mail e gerenciar

Se você quer criar assinatura de e-mail para sua organização existem algumas opções que podem ser consideradas.

A primeira ferramenta da HubSpot pode ser bem interessante para quem precisa criar facilmente:
https://www.hubspot.com/email-signature-generator

A Wise Stamp também deixa a sua disposição uma ferramenta online:
https://lnd.wisestamp.com/email-signatures

HTML Sig é uma opção bem legal também e que permite criar assinaturas gratuitamente: https://htmlsig.com/

Agora se seu desejo é gerenciar centralizadamente as assinaturas da organização, a história é outra.

A Microsoft não disponibiliza no Office 365 um jeito central para isso.

Você irá precisar consultar soluções de terceiros para este gerenciamento.

A solução mais usada talvez seja a da CodeTwo e você pode verificar a mesma neste link e pode ser avaliada por 15 dias.

Use disclamers ou isenções diretamente no Office 365

Uma ótima alternativa para criar informações que são inseridas em todos os e-mails enviados na organização é o uso de disclaimers ou isenções.

Este recurso pode ser configurado facilmente através do Centro de Administração do Exchange Online.

Basta criar uma regra que faça uso do escopo “Aplicar avisos de isenção de responsabilidade“.

Um guia pode ser consultado aqui e apresenta o passo a passo.