SharePoint Online não é para Backup
Muitas organizações infelizmente não fazem um planejamento correto com relação ao ao uso do SharePoint Online.
É uma solução fantástica dentro do ambiente do Office 365 para empresas e recebe centenas de novos recursos com base regular.
Atualmente muitas organizações já começaram a se beneficiar dos componentes de colaboração que integram equipes de trabalho e ajudar a aumentar a produtividade.
Armazenamento no SharePoint Online
Naturalmente que quando estamos falando em colaboração e produtividade estamos também falando de conteúdo.
Conteúdo que pode estar distribuído em forma de documentos de texto, imagens, sons e videos também.
Seja qual for a linha de negócios da sua empresa a documentação vai estar sempre ali.
Por isso é preciso estar atento ao que você armazena no SharePoin Online uma vez que existe um limite claro de armanzenamento.
Segundo documentação Oficial da Microsoft cada ambiente contratado nos principais planos recebe 1TB de armazenameto + 10Gb para cada usuário contratado.
É pouco espaço considerando que no OneDrive cada usuario também tem 1TB.
Para mais detalhes sobre limites consulte essa documentação oficial.
Não use para Backup
Já deixei claro em um artigo anterior que o SharePoint Online não se encaixa muito no perfil de “Servidor de Arquivos” em nuvem.
Existem muitos serviços com custo de armazenamento bem menor do que o SharePoint.
Por isso não use a solução para armazenar qualquer documento que não está em uso ou é necessário.
Hoje por exemplo o custo médio de armazenamento é de R$0,89 / Gig / Mês
No modelo mais barato no Azure por exemplo você irá pagar: R$0,004/GB por mês.
Se sua organização tem videos considere o Microsoft Stream como uma boa alternativa para este tipo de uso.
Em caso de dúvidas sobre esta ou outras soluções do Office 365 entre hoje mesmo em contato com a gente.
Podemos te ajudar a desenhar uma melhor estratégia de uso das soluções online oferecidas pela Microsoft.
Extranet com SharePoint Online: Mais valor para o Office 365
Ter uma extranet pode ser uma necessidade real ou vindoura para a sua organização.
Muita empresas precisam em um determinado momento colaborar com outras parceiros de negócios ou empresas diversas. Criar uma extranet pode ser a melhor opção nestes casos.
Anteriormente era apenas possível ter esse tipo de recurso localmente, neste cenário a extranet era configurada com um servidor local e o SharePoint Server.
Era necessário efetivar contratação de hardware adicional, configuração de firewall e muito mais complexidade.
Com o advento do Office 365 para empresas e o SharePoint Online tudo ficou bem mais fácil.
Usando o SharePoint para Extranet (Requesitos)
Neste artigo não iremos abordar passo a passo como você deve criar uma Extranet com o SharePoint Online.
A Microsoft já documentou todo o processo muito bem e podemos sugerir esse Guia que é uma introdução.
Mas vamos considerar quais o requisitos essenciais para conseguir ter acesso a este tipo de recurso:
1 – Qualquer plano do Office 365 que tenha forneça o SharePoint Online
2 – Validação dos recursos disponibilizados para usuários Externos (ver informação)
3 – Espaço de armazenamento suficiente para todos o documentos
4 – Necessidade ou não de licenças de de acordo com recursos necessários
Um aspecto muito importante relacionado ao uso de Extranet para o SharePoint Online está relacionado a proteção.
Dependendo das suas necessidades de negócios, há diferentes abordagens que você pode tomar para proteger e restringir o acesso ao seu site de extranet SharePoint Online B2B. Em SharePoint Online, você pode controlar como e se os convites são enviados aos usuários externos.
A Microsoft criou uma tabela bastante útil que irá te ajudar a definir todas as configurações de permissões necessárias neste link.
Esse é o tipo de conteúdo que você precisa estar devidamente atento para assegurar um uso eficiente dos recursos.
Não poupe tempo no planejamento do uso deste tipo de implementação.
Sites de comunicação no SharePoint Online
Imagine usar o SharePoint Online para criar sites em uma intranet que são visualmente atraentes e disponibilizam conteúdo relacionado ao seu negócio.
O uso de intranets com SharePoint Online tem sido uma das principais motivações envolvidas no licenciamento da solução da Microsoft para colaboração.
Recentemente a empresa anunciou mais um recurso fantástico que agrega ainda mais valor ao licenciamento do Office 365 em planos que oferecem a solução integrada.
Intranet mais rica com sites de comunicação
Através do uso do novo recurso será possível criar páginas relacionadas a projetos, grupos e ou mesmo companhas dentro da sua organização.
A ferramenta permite que você amplie o potencial da sua intranet com a criação de sites que conectam diretamente a serviços como Yammer, Microsoft Stream. O conteúdo inclusive se ajusta para caso os usuários estejam acessando via smartphones.
O objetivo é criar uma experiência colaborativa rica e que forneça mais valor para integração e produtividade local.
Outro grande diferencial da solução são as capacidades de configuração em uma interface gráfica fácil e intuitiva sem necessários conhecimentos de programação avançados.
Os sites de comunicação dinamicamente “puxam” conteúdo de todo o Office 365.
Você tem as ferramentas certas para projetar sites para eventos próximos, campanhas ou lançamentos de produtos, sites de relatório para as equipes para compartilhar suas ideias e conhecimentos sobre temas, e muitos outros cenários em que o objetivo-chave é comunicar de forma eficaz e amplamente sem barreiras.
Esse recurso segundo a Microsoft estará disponível para implantação em intranets baseadas em SharePoint Online para todos os clientes até o final de 2017.
Se você ainda não conhece o SharePoint Online pode hoje mesmo ver o potencial de colaboração da solução iniciando uma avaliação do Office 365 E3 clicando aqui.
Para mais detalhes relativos aos sites de comunicação no SharePoint Online você pode checar o anúncio oficial disponível neste link.
Colaboração eficiente com o SharePoint Online recebe ainda mais inovações
A Microsoft está investindo pesado para deixar os recursos de colaboração do SharePoint Online ainda mais eficientes e por que não dizer atraentes para todos os que já usam a solução ou que estejam interessados em utilizar a solução.
Para quem busca uma forma eficiente de colaborar com membros de equipes de trabalho, parceiros de negócios ou mesmo clientes externos o SharePoint Online é a resposta. Nova inovações foram anunciadas. Eis um resumo do que fica melhor no aspecto da colaboração:
1 – Uma atualização significativa a experiência com o navegador usando o OneDrive, para que você possa encontrar, acessar, compartilhar e colaborar em todos os seus arquivos no Office 365. –
2 – Visualização de sincronização OneDrive para bibliotecas de documentos do SharePoint Online e pastas compartilhadas com você. (Recurso muito esperado)
3 – Notícias da equipe para manter sua equipe atualizada e informada sobre o que importa.
4 – Cartões de pessoas em SharePoint e OneDrive para o negócio que inteligentemente fornecem uma superfície de conteúdo e detalhes de perfis dos seus colegas.
5 – Nova integração com Microsoft Flow, PowerApps e Yammer.
6 – Preview dos apps móveis do SharePoint para de Windows 10 Mobile e Android.
7 – Melhorias para desenvolvedores, incluindo novos sites e listas de APIs no Microsoft Graph.
8 – Novos controles de segurança incluindo classificação local e com base na localização e dispositivo de acesso condicional.
Destacamos também uma ótima novidade que torna o SharePoint Online ainda melhor: 25 TB de espaço de armazenamento por site. Bastante espaço para liberar ainda mais colaboração na sua empresa.
Como ter mais colaboração na minha organização?
Se você já usa o SharePoint Online recomendamos ficar atento para as novas mudanças que já começaram a ser entregues logo, logo. Uma outra recomendação é ficar atento ao Guia de Configuração do SharePoint Online disponível aqui.
Caso ainda não conheça o SharePoint convidamos você a iniciar hoje mesmo sua avaliação do serviço clicando neste link.
[Fonte]
