Microsoft Syntex: automação de conteúdo que cabe no bolso das PMEs

Microsoft Syntex, da família Microsoft 365, usa IA para classificar, extrair e organizar conteúdo de documentos. Para pequenas e médias empresas (PMEs), isso significa menos tarefas manuais, mais segurança e decisões rápidas — sem projetos longos de TI.

O que essa ferramenta é capaz de fazer?

Vamos examinar algumas potencialidades relacionadas ao uso dessa solução:

• Captura e processamento: lê PDFs, imagens e e-mails, identifica tipos de documento (NF, contratos, currículos) e extrai campos-chave.
• Classificação e compliance: aplica metadados, rótulos de retenção e sensibilidade, reduzindo riscos.
• Automação de fluxos: integra com SharePoint, OneDrive, Teams e Power Automate, disparando aprovações e atualizações.

Casos práticos para aplicação no cenário de pequenas e médias empresas:

• Financeiro: contas a pagar. O Syntex identifica número da nota, CNPJ, valor e data de vencimento. Com Power Automate, cria o registro no ERP/Excel, notifica o aprovador e arquiva a NF na biblioteca correta. Resultado: menos digitação, menos erros e pagamentos em dia.
• Comercial: gestão de propostas. Classifica propostas por cliente e status, extrai valor, prazo e responsável. Um painel no SharePoint mostra gargalos e prazos críticos.
• RH: admissão. Lê documentos de novos colaboradores, confere presença de itens obrigatórios, marca dados pessoais como sensíveis e organiza tudo no dossiê no SharePoint.
• Jurídico/contratos: reconhece cláusulas de SLA e multas, avisa sobre contratos próximos do vencimento e sugere rótulos de retenção.
• Qualidade/operacional: em ordens de serviço digitalizadas, extrai número, cliente e técnico. KPIs alimentados automaticamente sem planilhas manuais.

Esses são apenas alguns básicos exemplos de aplicação em cenários possíveis.

Por que é estratégico usar o Microsoft Syntex?

Além dos considerável ganho no aspecto de produtividade eu posso destacar ainda:

• Rapidez de implantação: modelos prontos e aprendizado por exemplo (few-shot). Treinamento direto no SharePoint.
• Custo previsível: licenciamento por serviços e consumo, sem infraestrutura extra.
• Segurança nativa: integra com Microsoft Purview, DLP, rótulos de sensibilidade e trilhas de auditoria.
• Escalável: começa com um processo (ex.: NFs) e expande para outros.

Boas práticas para começar

1. Escolha um processo com alto volume e campos claros (NFs, contratos padrão).
2. Separe 50–100 documentos representativos para treinar o modelo.
3. Defina metadados essenciais (ex.: fornecedor, valor, vencimento) e um fluxo de aprovação no Power Automate.
4. Publique em uma biblioteca de teste no SharePoint e meça tempo economizado e taxa de acerto.
5. Ajuste o modelo, crie alertas e leve para produção.

Gestores que adotam o Microsoft Syntex ganham velocidade, conformidade e organização sem aumentar a equipe. Para PMEs, é uma forma prática de aplicar IA no dia a dia e transformar documentos em dados acionáveis.

Para dúvida sobre como licenciar essa ferramenta pode entrar em contato com a CloudExperts.