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fev 15, 2017
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Perda de dados: Como prevenir usando Exchange Online?

perda de dados

Prevenir a perda de dados é algo fundamental. Anualmente milhões de dólares são perdido exatamente por falta de um controle mais eficiente com relação a informações criticas que não deveriam ter sido expostas.

Se você soubesse que o Exchange Online (um dos componentes do Office 365) já proporciona ao seu negócio um recursos de classe corporativa para impedir a perda de dados. O recurso chama DLP – Data Loss Prevention e existe deste o Exchange Server 2013.

O DLP permite criar políticas que proporcionam prevenir a perda de dados sigilosos via e-mail através de condições que são compostas de regras, ações e exceções de transporte. Esse recurso é facilmente implantado através do centro de Administração do Exchange.

De forma bastante resumida cada vez que um usuário envia uma mensagem (e se o DLP está implantado) o conteúdo da mensagem é examinado antes de ter seu envio autorizado ou mesmo antes do usuário terminar de digitar a mensagem.

Prevenir a perda de dados envolve também informar aos usuários que eles estão intencional ou mesmo sem querer violando uma política implantada por sua organização.

Os alertas de não conformidade são exibidos no Outlook, Outlook na web e mesmo nos dispositivos móveis através do qual os usuários acessam suas caixa de e-mail.

Como posso ter esse recurso e prevenir a perda de dados na minha organização?

Para ter acesso a essa tecnologia você precisa ter o Exchange Online Plano 2.

Os recursos de prevenção de perda de dados podem ajudar você a identificar e monitorar muitas categorias de informações confidenciais que você definiu dentro das condições de suas políticas, como números de identificação particular ou números de cartão de crédito.

Você tem a opção de definir suas próprias políticas e regras de transporte personalizadas ou de usar os modelos de política de DLP predefinidos fornecidos pela Microsoft para começar rapidamente.

Se você tem um projeto e gostaria já de garantir a segurança das suas informações entre em contato conosco e saiba como podemos definir as melhores práticas para implantação e uso do DLP.

Podemos também lhe ajudar com questões relativas ao licenciamento do Exchange Online.

jan 11, 2017
Comentários desativados em Entregabilidade no Exchange Online: Como assegurar o máximo possível

Entregabilidade no Exchange Online: Como assegurar o máximo possível

entregabilidade no Exchange Online
A capacidade de entrega de e-mail é um fator determinante para qualquer organização. Imagine enviar e-mails para os seus contatos e não ter certeza de eles receberam as mensagens. Neste artigo iremos abordar alguns aspectos sobre a entregabilidade no Exchange Online.

Como serviço de e-mail corporativo o Exchange Online deve enviar mensagens com confiança, segurança e alta taxa de entregabilidade. Para isso você precisa estar atento as configurações do serviço.

Configurações de DNS necessárias

Tenha total certeza de que as entradas de DNS do Exchange Online estão corretamente criadas. O MX e o SPF são necessários para que tudo funcione como esperado

O MX ou Mail Exchange é o registro único no seu serviço de DNS que define o Exchange Online como seu serviço de e-mail padrão. Configure e validade essa configuração.

O SPF(Sender Policy Framework) é outra entrada fundamental para garantir a entregabiliade no Exchange Online. Os registros do tipo SPF permitem que os proprietários de domínio publiquem uma lista de endereços IP ou sub-redes autorizadas a enviar e-mails em seu nome.

O objetivo é reduzir a quantidade de spam e fraude, tornando muito mais difícil para remetentes maliciosos para disfarçar a sua identidade, por isso muita atenção na configuração do SPF.

Se você envia e-mails através de outro serviço que não seja o Exchange Online é importante configurar o SPF para evidenciar isso. Um guia de melhores práticas relacionadas ao uso do SPF pode ser visto aqui.

O SPF padrão para o Exchange Online é: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com –all

Use sabiamente o E-mail Marketing

Para quem usa e-mail marketing é importante ficar atento sobre como usar o mesmo. Uma recomendação simples que pode ajudar bastante é ter um domínio especifico para usar com este tipo de estratégia.

A razão para usar um domínio diferente do seu domínio principal é também tentar maximizar a capacidade de entregabilidade do Exchange Online.

Imagine que você envia muitos e-mails através de uma ferramenta de e-mail marketing. Essa ferramenta é incorretamente usada e infelizmente seu domínio acaba em uma blacklist. As ferramentas AntiSpam do seu cliente podem vir a bloquear suas mensagens.

Por isso é com considerar ter um domínio próprio para envio de mensagens em massa.

DKIM para todos no Exchange Online

A tecnologia DKIM que  é uma especificação do IETF que define um mecanismo para autenticação de e-mail baseado em criptografia de chaves públicas.

Através do uso do DKIM, uma organização assina digitalmente as mensagens que envia, permitindo ao receptor confirmar a autenticidade da mensagem. Para verificar a assinatura digital, a chave pública é obtida por meio de consulta ao DNS do domínio do assinante.

A Microsoft anunciou a algum tempo através que está disponibilizando automaticamente esse recurso para todos embora ele possa ser configurado manualmente.

Esse recurso assegura que ninguém envia mensagens não autorizadas com o seu domínio.

Resolvendo problemas de entregabilidade no Exchange Online

Mas mesmo com todas as precauções você pode vir a enfrentar problemas de entregabilidade no Exchange Online. Sim, aquele e-mail, daquele usuário que não chega ao destinatário de jeito nenhum.

Existe uma ferramenta muito útil que pode ajudar a entender o que pode estar ocorrendo. Para isso você pode consultar a mesma através deste link.

São 3 cenários possíveis aonde a ferramenta irá ajudar:

  1. Mensagens enviadas ou recebidas que demoram para chegar
  2. Mensagens enviadas para você ou sua empresa e que não chegaram
  3. Mensagens enviadas de sua organização e não recebidas no destinatário

Esperamos muito que essas dicas possam ser de utilidade para um uso ainda mais eficiente do Exchange Online.

nov 30, 2016
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Modo Off-line do Outlook Web: Mantendo a produtividade

modo off-line do Outlook

O modo off-line do Outlook pode ser um ótima alternativa se sua empresa decidiu por não mais usar o Outlook instalado localmente ou mesmo se você usa o Exchange Online Quiosque como e-mail principal para os usuários da organização.

Esse recurso permite ser produtivo mesmo quando você está sem conexão com a internet.  Embora a solução possua algumas limitações vale a pena considerar a mesma para uso para casos aonde a conexão foi perdida e usar o modo off-line pode garantir a continuidade da produtividade.

As principais limitações são as seguintes:

– Acesso apenas para alguns dias de mensagens (3 dias de mensagens) nas principais pastas
– Acesso apenas ao mês anterior e próximo ano no calendário
– Lembretes de calendários limitados a eventos futuros de no máximo 2 meses
– Sem acesso off-line para arquivos, pastas compartilhadas e tarefas

Mas pode-se fazer bastante coisa usando o modo off-line do Outlook na Web:

– Ler e responder mensagens
– Enviar novas mensagens
– Ver e editar o seu calendário
– Responder pedidos de reuniões
– Ver e editar seus contatos

Para usufruir deste recurso você precisa ter o Internet Explorer 10, Safari ou a versão mais recente do Google Chrome.

Como faço para ativar o modo off-line do Outlook Web?

Se você possui qualquer um dos planos do Office 365 que possua o Exchange Online ou se possui uma assinatura autônoma do serviço de e-mail é bastante simples.

Acesse o Outlook na Web. Pode usar nossa url curta para isso: http://o365.ws/m

No canto superior direito clique no ícone da engrenagem e escolha a opção “Configurações Off-line”

Escolha a opção seguinte “Ativar o acesso off-line” você vai verificar a seguinte mensagem:

 

Basta clicar em “Sim” e ativar o modo off-line do Outlook na Web para o computador aonde você está acessando seu e-mail.

O processo de desativação é exatamente o oposto ao de ativação.

[Fonte]

ago 3, 2016
Comentários desativados em Treinamentos para o Exchange Online para todos

Treinamentos para o Exchange Online para todos

Treinamentos para o Exchange Online

O Exchange Online é com certeza um dos mais utilizados componentes do Office 365 para empresas que buscam uma solução de e-mail de classe corporativo com recursos como grande capacidade de armazenamento, proteção antivírus e antispam já integradas, acesso via móvel, regras, controles e relatórios de uso. Usar os componentes do serviço pode requerer acessos treinamentos parar o Exchange Online, é exatamente este o objetivo deste artigo.

Como o Exchange Online requerer conhecimento essenciais de administração de DNS recomendamos que as tais alterações somente sejam executadas por um administrador capaz de entender as implicações das configurações.

O primeiro dos treinamentos do Exchange Online que desejamos recomendar esta disponível no MVA(Microsoft Virtual Academy). Nestes 7 tópicos você vai ter uma visão bem ampla sobre como configurar e usar a ferramenta em cenários reais. Para acesso a este treinamento siga para este link.

Um outro dos treinamentos para o Exchange Online que pode ser de grande auxilio pode ser localizado neste guia de planejamento e configuração que fornece uma visão geral sobre aspectos como configuração de domínios e migração de conteúdo para a nuvem.

O Centro de Administração do Exchange Online é uma das peças de administração mais importantes do Exchange Online. É nele que você fará a maior parte das configurações. É aqui neste guia que encontra um passo a passo de como usar o ECP.

Treinamento para o Exchange Online via descrição de serviços

A descrição de serviços do Exchange é também um recurso bastante útil para quem precisa usar o serviço de e-mail corporativo do Office 365 para empresas. É nesta documentação essencial que você irá verificar quais são todos os recursos disponibilizados de acordo com o plano contratado por sua organização.

Para acessar a descrição de serviços basta seguir para o link abaixo:
https://technet.microsoft.com/pt-br/library/exchange-online-service-description.aspx

Essa é uma documentação que precisa ser verificada continuamente pelo fato do serviço online receber novos recursos em base mensal.

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