Reter e-mails no Exchange Online
Muitas organizações de diversos tamanhos e das mais diferentes áreas de negócios podem precisar em um momento ou outro desenvolver uma estratégia para reter e-mails durante um ou vários anos pela mais variadas razões como conformidade, requerimentos legais ou historio de relacionamento com clientes para citar algumas.
Graças ao potencial do Exchange Online é possível implementar uma estratégia para reter e-mails em cenários como os mencionados e muitos outros. Este recursos se chamada MRM(Gerenciamento de Registros de Mensagens) e permite com o uso de Marca de Retenção e Politicas de Retenção que permitem uma série de ações que estão relacionadas ao que fazer com mensagens existentes na caixa de e-mail dos usuários. Com essas políticas, os administradores podem aplicar configurações de retenção a pastas específicas nas caixas de entrada dos usuários. [Fonte]
Naturalmente o uso dos recursos de retenção ou preservação de e-mail dentro de um ambiente organizacional requer um cuidadoso planejamento antes de ser implementado. Tanto marcas como políticas de retenção estão disponíveis em todos os planos do Office 365 que possuem o Exchange Online de acordo com a descrição de serviço oficial, e podem ser usados para reter e-mails durante qualquer período de tempo escolhido por um administrador.
Como faço para reter e-mails no meu ambiente?
Como mencionado a primeira recomendação é um correto planejamento e prévio entendimento sobre como o recurso funciona no Exchange Online. O uso incorreto pode ocasionar perda de dados em alguns casos de maneira irrecuperável. Portando tenha muita certeza do que está fazendo para garantir que sua estratégia para reter e-mails funcione como esperado.
Existe uma documentação oficial que é relativamente extensa e pode ser consultada como primeiro passo para desenhar sua estratégia. Basta seguir para o endereço abaixo e consultar a mesma:
http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=271745
Toda administração de politicas de retenção é feito através do Centro de Administração do Exchange ou via PowerShell.