dez 10, 2014
Felipe Lucas
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Reter e-mails no Exchange Online

Reter e-mails

Muitas organizações de diversos tamanhos e das mais diferentes áreas de negócios podem precisar em um momento ou outro desenvolver uma estratégia para reter e-mails durante um ou vários anos pela mais variadas razões como conformidade, requerimentos legais ou historio de relacionamento com clientes para citar algumas.

Graças ao potencial do Exchange Online é possível implementar uma estratégia para reter e-mails em cenários como os mencionados e muitos outros. Este recursos se chamada MRM(Gerenciamento de Registros de Mensagens) e permite com o uso de Marca de Retenção e Politicas de Retenção que permitem uma série de ações que estão relacionadas ao que fazer com mensagens existentes na caixa de e-mail dos usuários. Com essas políticas, os administradores podem aplicar configurações de retenção a pastas específicas nas caixas de entrada dos usuários. [Fonte]

Naturalmente o uso dos recursos de retenção ou preservação de e-mail dentro de um ambiente organizacional requer um cuidadoso planejamento antes de ser implementado. Tanto marcas como políticas de retenção estão disponíveis em todos os planos do Office 365 que possuem o Exchange Online de acordo com a descrição de serviço oficial,  e podem ser usados para reter e-mails durante qualquer período de tempo escolhido por um administrador.

Como faço para reter e-mails no meu ambiente?

Como mencionado a primeira recomendação é um correto planejamento e prévio entendimento sobre como o recurso funciona no Exchange Online. O uso incorreto pode ocasionar perda de dados em alguns casos de maneira irrecuperável. Portando tenha muita certeza do que está fazendo para garantir que sua estratégia para reter e-mails funcione como esperado.

Existe uma documentação oficial que é relativamente extensa e pode ser consultada como primeiro passo para desenhar sua estratégia. Basta seguir para o endereço abaixo e consultar a mesma:

http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=271745

Toda administração de politicas de retenção é feito através do Centro de Administração do Exchange ou via PowerShell.

dez 3, 2014
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Cinco instalações do Office por usuário

Cinco instalações

Um dos grandes diferenciais do licenciamento dos aplicativos Office dentro do modelo de subscrição de assinatura do Office 365 é a capacidade de um usuário poder ter as sua disposição a possibilidade de instalar cinco vezes o Office em diferentes dispositivos que ele utiliza.

Este foi um grande diferencial no que diz respeito ao licenciamento do Office. Parte da motivação para o advento deste modelo é o fato de que um usuário em média possui mais de um dispositivo em que trabalha diariamente. Por isso faz todo sentido que este mesmo usuário tenha direito a instalar cinco vezes o Office localmente em mais de um dispositivo, seja ele um PC, um Mac ou mesmo um Tablet ou Smartphone.

Segundo a descrição de serviços dos aplicativos Office dentro do Office 365 temos a seguinte informação com relação as cinco instalações “O OLS (Office Licensing Service) permite que um usuário instale os aplicativos do Office em até cinco computadores (PC ou Mac) ao mesmo tempo. Se o usuário tentar instalar os aplicativos do Office em um sexto computador, receberá uma mensagem de erro. O usuário pode desativar um dos cinco primeiros computadores nos quais os aplicativos do Office já estão instalados usando o OLS. Isso liberará a licença e permitirá ao usuário ativar o sexto computador.“ – Fonte

A questão instalar cinco vezes gera muitas dúvidas. Para exemplificar vamos ver como algumas pessoas pensam no que diz respeito a isso:

“Como tenho 10 computadores preciso de 2 licenças de algum plano do Office 365 que forneça o direito de instalação local do Office”

Este tipo pensamento é um tanto equivocado se você considerar que esta empresa possui mais de 2 usuários. Isso porque a instalação é por usuário e não por dispositivo. Antes do Office 365 todos estavam acostumados a utilizar o modelo de licenciamento do Office baseado em dispositivo aonde você adquiria uma licença para cada dispositivo e apenas uma única instalação era disponibilizada.

Observe que na descrição de serviços aparece muito claramente o termo “um usuário”. Uma outra fonte que é vital para o correto entendimento desta questão das cinco instalações por usuário é o Online Services Terms (OST) que pode ser baixado neste site em português do Brasil. Na página 22 no tópico Aplicativos do Office lemos o seguinte:

Direitos de Instalação e Uso

Cada usuário (destque nossso) ao qual o Cliente ceder uma SL(Liceça de Software) de Usuário deverá ter uma Conta da Microsoft a fim de usar o software fornecido com a assinatura. Esses usuários:

• poderão ativar o software fornecido com a SL em até cinco OSEs(Sistemas Operacionais) simultaneamente para uso local ou remoto;

Mais uma vez uma documentação oficial da Microsoft deixa bastante evidente que “um usuário” pode instalar e tem o direito de cinco instalações do Office quando uma licença atribuída fornece este direito.

Algo que precisamos entender muito claramente é o que é um Usuário para a Microsoft. No aspecto de licenciamento um usuário é uma pessoa uma pessoa física e não um departamento, corporação ou empresa. Dessa maneira usando o exemplo dado anteriormente se uma empresa possui 10 computadores e cada um deles é utilizado por uma pessoa diferente são necessárias 10 assinaturas de qualquer um dos planos do Office 365 que forneça direitos de instalação local dos aplicativos Office.

Qual licenças me permitem instalar cinco vezes?

O direito de instalar cinco vezes o Office está disponível atualmente nos seguintes planos do Office 365 pare empresas:

Office 365 Business
Office 365 Business Premium
Office 365 E3 e E4
Office 365 ProPlus

Já verificamos em um post anterior as diferenças entre o Office 365 Business e o Office 365 ProPlus.

O Visio Pro para Office 365 e o Project Pro para Office 365 também permitem que um usuário faça a instalação destes aplicativos em até cinco diferentes dispositivos utilizados por ele.

Aqui na CloudExperts buscamos sempre orientar corretamente os clientes com relação a este aspecto do licenciamento do Office dentro do modelo de assinatura. Se você tem dúvidas entre em contato com a gente para que possamos lhe ajudar neste aspecto.

nov 26, 2014
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Office 365 MDM para gerenciamento móvel

Gerenciamento móvel

Organizações de todos os tamanhos utilizam cada vez mais dispositivos móveis para tarefas diversas relacionadas ao seu ambiente de negócios. O número de Smartphones irá superar até o final do ano o número de pessoas no mundo e aqui no Brasil temos a quinta maior base deste tipo de dispositivo mundialmente falando segundo esta fonte. Levando em consideração apenas estas informações é imperativo que existe no ambiente corporativo algum tipo de gerenciamento móvel.

No mês passado a Microsoft deu um passo importante para isso ao anunciar que estará disponível em breve no Office 365 para empresas nos primeiros meses de 2015 uma solução nativa de MDM(Mobile Device Management) para permitir a administradores de TI terem capacidades de gerenciamento móvel dos dispositivos que acessam o ambiente do Office 365. Com as funções nativas de gerenciamento móvel que serão integradas ao Office 365 e que nativamente antes só estavam disponíveis para assinantes do Microsoft Intune será possível:

– Proteger dados corporativos armazenados em dispositivos moveis
– Aplicar politicas de controle sobre os dispositivos
– Executar apagamento seletivo de informações em dispositivos de usuários desligados da empresa
– Preservar a experiência de produtividade dos usuários permitindo uso de aplicações favoritas
– Facilmente gerenciar politicas de dispositivo com grande facilidade

Gerenciamento móvel sem custo adicional?

Um dos grandes atrativos do anúncio da Microsoft é que o recursos de gerenciamento móvel no Office 365 a ser implantado no ano que vem não terá custo adicional algum e permitirá que empresas de todos os tamanhos e também provedores de serviços gerenciados aplicarem com sucesso maior controle sobre o uso de dispositivos com Windows Phone, Android e iOS que diariamente acessam dados corporativos no ambiente do Office 365.

O Microsoft Intune irá ampliar este potencial fornecendo ainda recursos não disponibilizados com o serviço por vir. Recursos como por exemplo proteção especifica para ações em aplicativos Office nos dispositivos. Se você não conhece o Microsoft Intune pode visitar este site e para quem tem interesse é possível também avaliar o serviço online por 30 dias clicando neste link.

[Fonte]

nov 19, 2014
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Office 365 Vídeo anunciado pela Microsoft

Office 365 Vídeo

O uso de vídeos é cada vez mais frequente para as mais diferentes necessidades de negócios e em áreas de educação. No cenário corporativo eles podem ser utilizados de maneira efetiva para transmitir informações como guias, práticas, propostas ou apresentações e uma infinidade de outras funções tendo em vista sua intrincada facilidade de compreensão. Levando em consideração isso a Microsoft desenvolveu e anunciou o Office 365 Vídeo.

Este novo serviço que faz uso de tecnologias inovadoras disponibilizadas através do SharePoint Online e do Azure Media Services permitindo que portais de armazenamento de vídeos sejam facilmente criados dentro do Office 365. Graças ao potencial de serviço de colaboração administradores e usuários autorizados podem criar canais para armazenamento usando o Office 365 Vídeo. A facilidade para criação destes canais e o upload de vídeos em diferentes formatos suportados é resultado do uso do SharePoint Online. De acordo também com a Microsoft será possível também usar o Office Mix para salvar os vídeos criados diretamente no novo serviço.

Após os vídeos serem armazenados cabe ao Azure Media Services entregar a visualização dos conteúdos para usuários usando diferentes dispositivos e também diferentes tipos de conexão a internet. Exatamente isso. Conteúdos de vídeos armazenados no Office 365 Vídeo são adaptados ao tamanho da tela do visualizador e a qualidade também se adapta a velocidade de banda disponível. Já estamos acostumados com tecnologias assim no Netflix, Xbox Vídeo e outros.

Quando terei acesso ao Office 365 Vídeo

De acordo com o post oficial no Office Blog o Office 365 Vídeo estará disponível dentro de alguns dias inicialmente para os clientes que participam do programa First Release e que utilizam os seguintes planos do Office 365: E1,E2, E3 e e E4. Instituições de ensino também receberão acesso ao serviço pelos planos A1, A3 e A4. Por enquanto estes são os únicos planos que terão acesso ao novo serviço.

O armazenamento para os vídeos utilizará os espaço dos sites de times do SharePoint Online.

Se você tem interesse em avaliar o Office 365 Vídeo e caso ainda não use o Office 365 em sua organização pode iniciar hoje mesmo uma avalição de 30 dias do Office 365 Enterprise E3 clicando neste link.

Como funciona o Office 365 Vídeo?

[Fonte]

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