Otimizando seu armazenamento no SharePoint

O SharePoint sempre foi uma solução pioneira no quesito de colaboração e produtividade.

Quando a maioria das organizações implantava o SharePoint Server em seus ambientes locais a gestão do espaço era um critério fácil de ser administrado.

Todavia com o advento da versão online da ferramenta a coisa mudou de perspectiva e alguns cuidados adicionais precisam ser considerados.

Por padrão todas as organizações nos diversos planos do Microsoft 365 recebem o seguinte espaço: 1.21TB mais 10Gb para cada usuário.

Por padrão, os conjuntos de sites do SharePoint Online dependem de uma única biblioteca comum. Os administradores do SharePoint Online não precisam dividir o espaço de armazenamento ou realocar espaço com base no uso. Tudo isso é tratado automaticamente pelo SharePoint Online.

Naturalmente você pode alterar sua opção de gerenciamento de armazenamento de “Automático” para “Manual” inclusive para cada site.

Uso inteligente do seu armazenamento

Sempre digo para os clientes que o foco do SharePoint será sempre colaboração alinhada a produtividade.

Muitas empresas estão movendo grandes quantidade de dados para o SharePoint Online e esses dados muitas vezes não estão alinhados com o trabalho produtivo do negócio.

Naturalmente 25TB de armazenamento é um espaço bastante conveniente e eu até suspeito que a Microsoft tenha planos de aumentar isso.

Mas existem outras soluções com custo inferior para arquivar documentos que não são continuamente acessados. Fale conosco se você quer conhecer.

Monitore o uso espaço no seu SharePoint Online

Para quem tem que continuamente monitorar o espaço de armazenamento no SharePoint Online a Microsoft disponibiliza um script de Powershell.

Esse recurso pode ser bastante útil para evitar surpresas e assim garantir um uso inteligente do serviço online.

O que ele faz é monitorar os seus sites e enviar alertas por e-mail.

Bastante útil não é verdade? Claro que seria muito melhor uma interface gráfica para fazer isso mas até lá o script está disponível neste link.

Helinton

Gerente comercial na empresa CloudExperts parceiro Microsoft focado em soluções de nuvem pública para o mercado de pequenas e médias empresas.

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